これで安心！ニュースレターを書く時間の作り方

「ニュースレターを書く時間がない」ということをよく耳にします。

 

しかし、ニュースレターはお客様とのコミュニケーションを取るためのツールですから、疎かにはできません。

 

今は、空き時間や移動時間でも記録できる便利なツールがありますから、それらをうまく使ってニュースレターを書くようにしましょう。

 

また、時間管理も大切です。ニュースレターの原稿を作るのは1時間もあれば十分です。この1時間をどのにか捻出できれば、空き時間の利用をしなくても済みます。

 

今回は、記録できる便利なツールやアプリと時間の管理について紹介しましょう。

 

ノートとペンだけじゃありません！

 

iPhoneを使う

空き時間や移動時間をうまく使うには、iPhoneほど便利なツールはありません。

 

空き時間や移動時間

電車の中やタクシーの中なら、文字を記録することができます。文字内が苦手な人は、音声入力すれば問題ありません。

 

テーマだけでも思いついたときに記録しておけば「何を書こうかな？」と悩む時間も無くなります。また、書きたいことを箇条書きで記録しておけば、後で本文を書くのが楽になります。もちろん、本文まで打つことができれば問題は解決します。

 

その際に、使うソフトは「エバーノート」「メモソフト」などがよいでしょう。特に「エバーノート」は、保存しなくても書いたところまで自動保存してくれますので「保存し忘れた！」ということがないので安心です

 

詳細につきましては、「iPhoneを使ってニュースレターを書く方法はありますか？」をご覧ください。

 

移動時間（車の運転中）

電車での移動時間なら、文字で記録することもできますが、運転中となるとそんなことはできません。

 

では、どうすればいいのでしょうか？

 

それは、iPhoneに搭載されている「録音機能」や「をICレコーダー」使うことです。常時携帯しておいて、思いついたことを録音する。

 

タイトルはもちろんのこと、書こうかなと思っていることを断片的にでもいいので思いついたときに、録音ボタンを押して録音しておけば、考え直さなくてもいいので時間が短縮されます。

 

便利だよね！

 

時間を管理する

時間を管理することは大切なことです。

 

しかし、時間管理の仕方は人によって異なるといわれますが、実は、大きく分けると2つのタイプしかありません。

 

一つ目は、一日のスケジュールを時間枠まできっちりと決めているタイプです。このタイプに、急な頼みごとをすると、自分の予定が狂うので気分を損ねてしまいます。

 

二つ目は、一日のスケージュールを決めているものの、時間枠までは決めていません。もし、今日中に決めた仕事が終わらなくても「明日すればいいか」と思えるタイプです。

 

自分のタイプを知って、時間管理をすることをお勧めします。

 

健康も同じ、自己管理！

 

仕事の優先順位を決める

仕事には必ず重要度があります。それによって優先順位が決まるのです。

 

一番に優先するのは時間です。

 

いつまでにやらなければいけないのかという納期があります。これを守らなければ、信用を失墜してしまうことになるので、まずは、これを片付けましょう。

 

次は、簡単に終わる仕事です。

 

要件の電話やメール、上司や部下の頼まれごとがこれに当たります。

 

そして、考えなければいけない案件です。

 

この案件は、考える時間がかかったり、考えたことを企画書などにまとめるための時間がかかります。ですから、短い時間ではなく、長い時間。場合によっては数日かかることもあります。

 

では、ニュースレターを書く時間はいつ取ればいいのでしょうか？

 

それは、考え事に入る前の時間か、その仕事の休憩や気分転換の時、または、終わった直後に時間を作って書くといいでしょう。

 

間違っても、簡単に終わる仕事の時間枠に入れないことです。お客様に読んでもらうためのものですから、付け焼刃ではなく、じっくり考えて書くようにしましょう。

 

しっかり考えよう！

 

時間管理アプリ

時間管理をしているつもりでも、「あっ！忘れてた！」ということがあります。また、予定より時間がかかりすぎてしまったということもあるかと思います。

 

このようなことをなくすには、タイムマネジメントが必要になります。

 

時間を見える化するためのアプリは以下のようなものです。

 

•イノピーエム
•Backlog（バックログ）
•クラウドERP ZAC
•TimeCrowd（タイムクラウド）
• Zoho Projects
•Toggle（トグル）
•Harvest（ハーベスト）
•jooto（ジョートー）
•Timely（タイムリー）
•Clock It!（クロックイット！）
•Tick（ティック）
•Paymo（ペイモ）
•Everhour
•Hours
•CotoGoto（コトゴト）
•SlimTimer（スリムタイマー）

 

それぞれの詳細については、こちらをご覧ください。

 

 まとめ

時間はみんなに平等に与えられたものです。それをどう使うかは人それぞれです。時間を有効に使いたいなら、デジタル機器を最大限利用して、移動時間や待ち時間のちょっとした隙間の時間を上手く活用してください。

 

また、時間管理をもっと上手にしたいという方には、時間を見える化できる「時間管理アプリ」を使うことをお勧めします。