ニュースレターのテンプレートを使って、時間をかけずに発行したいと思っているのに、これが使いにくいとなると本末転倒です。
使いにくい理由の多くは、使用ソフトにあります。普段、使っているものであれば、取り組みやすいけれども、使ったことのないソフトは使いにくいのは当たりまえです。できるだけ汎用性のあるソフトで作られたものを使うと作業効率が上がります。
慎重に選ばないと！
どんなソフトで作られているのか。そのメリットディメリットは何か？
一般的にテンプレートに使用されているソフトは以下の通りです。
- ・ワード
- ・パワーポイント
- ・エクセル
- ・パブリッシャー
それぞれについてメリット・ディメリットを説明します。
ワード
ワードは、汎用性ソフトでマイクロソフトオフィスの中に入っていますので、多くの場合は、パソコン購入時にインストールされています。
文章を打つだけでなく、チラシでも作れるくらいの機能を持ち合わせています。現に、ワードを使ってチラシを作っておられる企業も多く見受けられます。それほど使いやすいソフトです。
パワーポイント
パワーポイントもワードと同様、マイクロソフトオフィスの中に入っていますので、食設定の段階でパソコンにインストールされています。
セミナーやプレゼンで使用するレジメを作成するのには適しています。ニュースレターやチラシなど込み入ったデザインを作成するときはやりにくさがあります。
特に、細やかなことができにくいので、仕上がりがどうしても大雑把なものになってしまいます。
エクセル
エクセルのパソコン初期設定時に入っています。元々は表計算ソフトなので、経理書類や見積書など、計算が必要なものには適していますが、デザインとなると非常に使いにくいです。
デザインを上げる時、表のマスの大きさがそれぞれ異なるようにしか使え何ので、修正をすることが非常に難しく、一歩間違うと最初から組み直しということも起こります。
パブリッシャー
デザインをするならこのソフトが使いやすいかもしれません。プロが使うイラストレーターというソフトの簡易版のようなソフトなので、思うようなデザインを比較的簡単につくることができます。
ただし、パソコン購入時の初期設定時に入っていないので別途ソフトを購入する必要があります。
これならいける！
手を加えることが多いテンプレート
テンプレートの魅力は、短時間で仕上げることができることです。しかし、空白ばかりで、その個所を埋めなければ出すことができないとなるとどうでしょうか？
時間がかかってしまますよね。
そうなれば、本来の短時間で仕上げるということができなくなってしまいます。
テンプレートには、全く空白がなく、そのまま出すことができるものもあります。時間がない時には便利なように思うかもしれませんが、そのまま出すことはお勧めしません。
ニュースレターの本来の目的は、お客様と会わずしてコミュニケーションを取ることと少しずつ取扱商品の知識を身に付けてもらうことです。
そのためには、スタッフの紹介や商品の豆知識的情報は欠かせません。楽だからとそのまま出すと、何のために出しているのか解らなくなります。
ニュースレターは出すことが目的ではありません。最終的に売上を上げることが目的です。
いい感じだね！
手作り感がない
ニュースレターのテンプレートの多くはプロが作っているのですが、デザインはプロらしいよりも素人くささが残る方が共感を持ってもらえます。
手作り感があると、お客様は「仕事も忙しいのに、こんな情報までくれるなんて。」と思っていただけます。
なぜなら、いかにも社員さんが作ったように思うからです。
お客様の共感を得るためにも手作り感のあるテンプレートを選ぶことをお勧めします。
話題と客層があっていない
ニュースレターを読んでもらえるかどうかは、話題が客層と合っているかどうかが大切です。
なぜなら、雑学の話題は、会社発信情報を読ませるために必要不可欠なものだからです。会社情報（スタッフのこと、商品の豆知識）だけが書かれたレターが届けばどうでしょうか。恐らく読む人は少なくなります。売り込み情報と認識するからです。
雑学話題があれば、会社情報と受け取らずに会社発信情報も読んでくれます。その割合は雑学情報7割対会社情報3割です。
それほど大切な雑学情報ですので内容と客層が一致していないとニュースレターの効果がなくなってしまいます。
テンプレートを選ぶ際には、自社の客層と雑学の話題を絶対にチェックしておきたいことです。
困ったな！
印刷を手配しなくてはいけない
ニュースレターのデータが出来上がれば印刷まで手配してくれるといいと思われがちですが、実は、印刷まで手配してくれるテンプレート会社は印刷費で利益を上げている場合が多いのです。つまり、テンプレートを高く買っているということになります。
あるテンプレート会社では、データ+A４サイズ両面カラー500部印刷で約35000円。
プリントパックで印刷費を調べると、2830円。データの一部を作成してくれるにしても、データ費に約32000円を払っていることになります。
印刷費参考 http://www.printpac.co.jp/
自分で作ればデータ使用料だけで安価につくることができます。
しかし、高くても労力を削減したいとか、時間を優先したいという方は、印刷まで手配してくれると非常に助かります。
作り方が間違っている
テンプレート中には、作り方の間違っているものがあります。
ニュースレターは、会えないお客様と接触してコミュニケーションを取るためのものです。ですから、先に述べたように雑学話題や会社発信情報が必要になります。要は、読んでもらうための工夫が必要ということです。
このようなものであるはずなのに、チラシ的にデザインされているようなものもあります。そうなると、読み物ではなく、宣伝になってしまいます。内容がそうなっていなくても、手に立った人は、そのように感じてしまうので読んでくれなくなります。
これでは、せっかく出したニュースレターも意味がなくなってしまいます。
ニュースレターのテンプレートを選ぶ際には、デザインにも気をつけたいものです。
まとめ
使いにくいニュースレターのテンプレートでは、本来の目的である時間短縮を達成することができません。
使いにくいテンプレートは、ソフトの問題、手を加えなければいけないことが多いもの、手作り感のないもの、客層と話題があっていないもの、印刷を手配しなければならないもの、作り方が間違っているものと選ぶ際には気をつけなければならないことを説明しました。
くれぐれもテンプレートを選ぶ際には慎重に選んでください。
