ニュースレターのテンプレートを使う人の多くは、時間をかけずにニュースレターを発行したいと思っています。それなのに、テンプレートが使いにくいとなると費用をかけて時間の無駄をしていることになります。
このようになる原因の多くは、テンプレートが作られているソフトに起因することが大きな原因の一つです。
普段、使っているソフトであれば、操作方法など戸惑いは少ないですが、使ったことのないソフトや月に一度くらいしか使わないソフトであれば、使いにくいので時間がかかるのは当たり前です。
ニュースレターを作る際には、普段使っているソフトを使うのが一番効率的です。
使いやすさが一番だわ！
ニュースレターテンプレートって何？
そもそもニュースレターのテンプレートってどんなのでしょうか？
ニュースレターは、お客様との関係性をつくるためのものであることは何度もお話ししてきました。
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実際に、ニュースレターを発行してお客様との関係づくりに成功し、リピートを増やしている企業様もたくさんおられます。
しかし、唯一の難点はニュースレターを制作するのに時間と費用がかかるということです。
最初から数回発行することは、そう難しいことではありません。回数を重ねるごとに「何を書けばいいんだろう？」と考えたりネタを探したりするのですが、行き詰ってしまいます。これが業務の妨げとなり、時間の無駄になってしまいます。
ニュースレターのテンプレートは、制作に手間のかかる部分が最初から出来上がっているので、最短時間でニュースレターを仕上げることができます。
つまり、人件費や社員のやる気という見えないコストを削減することができます。
また、費用面では、前の人件費と印刷費、封入費と発送費になります。毎月となるとそれなりに費用がかさむことになります。
この中で一番費用がかかるのは、発送費です。送り方を工夫したり、営業マンに届けさせるなどして費用を抑える工夫が必要です。
やる気も出るわね！
テンプレートが必要な理由
テンプレートを使う企業はどんな企業なのでしょうか？
その理由は3つです。
1.ニュースレター作成の時間をかけたくない
ニュースレターを作成するための時間は、かなり掛かります。一人の社員が取り組んだとしても1日ではできません。
話題を選んで、内容をまとめ、イラストや写真を選ぶ。4つの記事があれば一週間は十分にかかってしまいます。
経営者ならば、これに時間がとられるようならば、短時間で片づけることがでいるか、外部に委託すると考える企業がテンプレートを活用しています。
2.話題を考えるのがつらい
ニュースレターで一番手間がかかるのが話題選びです。最初の数回は、話題もさっさと思いつきますが、会を重ねるごとに「何を書けば…？」と悩むことになってしまいます。
しかも、話題は顧客層と合うものを選ばなければならないので、範囲は縮まり一層悩むことになってしまいます。
そうなると、やる気が失せてしまい、担当社員のモチベーションを下げてしまいます。いつも話題のことを考えている訳ですから、仕事にも支障をきたしてしまいます。
このようになることが解っているから、テンプレートを使うのです。
3.過去にオリジナルのニュースレターを発行していた
過去に自社オリジナルのニュースレターを発行していた会社は、ニュースレターを作成するのがどれだけ大変かよく解っています。
制作にかかる日数、社員の負担感、継続することの難しさなど、経験したからこそ分かる問題点を熟知しています。
場合によっては、発行を中断したという企業も珍しくはありません。
だから、テンプレートを選ぶのです。
私はテンプレートね！
テンプレートに使われているソフト
ニュースレターテンプレートで使用されているソフトは以下の通りです。
・ワード
・パワーポイント
・エクセル
・パブリッシャー
それぞれについてメリット・ディメリットを説明します。
ワード
ワードは一番使われている汎用ソフトといっても過言ではありません。文字を入れるのはもちろんのこと、写真を貼り付けたり、グラフや表を作成で来たりと汎用性のあるソフトです。
ですから、ワードを使って企画書やチラシを作成できます。普段使っているソフトですから戸惑いなく使えるのが良いのでしょう。
パワーポイント
パワーポイントは通常、セミナーやプレゼンなどに使われることが多いようです。チラシやニュースレターなど細かいレイアウトを作成するのにはかなりの技術が必要となります。
大雑把にデザインされたニュースレターのテンプレートなら作成も簡単かもしれませんが、そうでなければ、パワーポイントに対しての相当な知識が必要になります。
エクセル
エクセルは、本来、表計算に使うソフトです。経理書類や見積書、請求書など、計算が必要なものに適しています。
たまに、エクセルを使ってチラシなどを作成しているものを見ますが、箱の大きさを変えたり、箱どうしを合体させたり相当使い慣れていないとニュースレターを作成するのは難しいでしょう。
パブリッシャー
ニュースレターやチラシなどを作成するには適したソフトです。デザイナーが使うイラストレーターというデザインをする本格的なソフトの簡易版といった感じです。
このソフトは、通常、パソコン購入時には搭載されていないソフトですから、購入する必要があります。慣れるとフリーデザインがしやすいのが特長です。
どれがいいのかしら。使い慣れたソフトかな！
テンプレートを使えは、何時間くらいで作れるの？
自社のオリジナルで作るとなると2～3日では作れません。一週間～10日ほどの時間がかかります。
なぜなら、自社の仕事の情報やスタッフの紹介などは分業で比較的早くできますが、問題になるのは雑学の部分です。顧客層に合わせて題材を集めてくるのに時間がかかります。
先ほどの紹介したように、イラスト、写真などを集めるのは思っている以上に時間がかかります。
しかし、テンプレートはこの時間のかかる部分が出来ているので、比較的早くできる自社情報の紹介だけを作ればいいので2~3時間もあれば出来てしまいます。慣れれば1時間以内でできるようになります。
手を加えることが多いテンプレート
手を加える部分が多いテンプレートを使うと本来の目的からずれてしまいます。
そもそもテンプレートの魅力は、短時間で作成することができることです。それなのに空白ばかりがあるテンプレートでは、その欲求を満たすことできません。
中には、全く手を加えずに発行できるテンプレートもありますが、そのまま出すことはお勧めしません。
ニュースレターの本来の目的は、お客様と会わずしてコミュニケーションを取ることと少しずつ取扱商品の知識を身に付けてもらうことです。
そのためには、スタッフの紹介や商品の豆知識的情報は欠かせません。楽だからとそのまま出すと、何のために出しているのか解らなくなります。
ニュースレターは出すことが目的ではありません。顧客と関係性を築いて売上を上げることが目的だということを忘れてはいけません。
つくることが目的ではないんだ！
客層と話題を吟味する
顧客層に合った雑学話題を選ぶことも大切です。
なぜなら、雑学話題によってニュースレターを読んでもらえるかどうかが決まるからです。読んでくれなければ、会社発信情報であるスタッフのことや社長の考え、商品の情報も読んでくれないからです。
そうなると顧客との関係性を築くことはできなくなり、ニュースレターを発行しているから大丈夫という安心感と満足感だけになってしまいます。
逆に言えば、雑学話題の内容が面白いとか役に立つものであれば、会社情報と受け取らずに会社発信情報も読んでくれます。
雑学の話題は、ニュースレターにとってとても大切なものなのです。
もし、あなたが住宅販売会社で働いているとしましょう。ターゲット層はどの年代になりますか？
30代中盤くらいの子育て世代だとすれば、老後の話を書いても読んでくれません。また、生活習慣病の話も読んでくれないでしょう。
やはり、子育てに関することは、養育費や学費といった内容に関心を示してくれます。
関心のある話題があるから会社情報を読んでくれるのです。
ちなみに、ニュースレターの全体の紙面構成としては雑学7割、会社情報3割です。
これらのことを踏まえてテンプレートを選ぶようにしましょう。
客層を明確に！
間違ったテンプレートも存在する
間違ったテンプレートとはどういったものでしょうか？
ニュースレターは、会えないお客様と接触してコミュニケーションを取るためのものです。ですから、先に述べたように雑学話題や会社発信情報が必要になります。要は、読んでもらうための工夫が必要ということです。
なのに、チラシ的にデザインされているようなものもあります。そうなると、読み物ではなく、宣伝になってしまいます。内容がそうなっていなくても、手に取った人は、そのように感じてしまうので読んでくれなくなります。
これでは、せっかく発行したニュースレターも意味がなくなってしまいます。
ニュースレターのテンプレートを選ぶ際には、デザインにも気をつけたいものです。
そんなのもあるのか！
印刷をどう考えるのか？
ニュースレターが出来上がれば、印刷をしなければいけません。100枚程度であればコピー機で印刷すれば問題ありません。
昨今は、通販印刷に依頼すれば印刷費は格段と安くなっています。100枚刷るのも1000枚刷るのも1万円も変わりません。
それならば、お客様に郵送するのとは別に、近隣にポスティングするのも良い方法です。
もし、「印刷に出すのが面倒だ」というのであれば、デザインができた原稿をテンプレート制作会社に送れば、少しの手数料で通販印刷に手配してくれるところもあります。
印刷の手配が面倒というのであれば、相談してみるのも良いのではないでしょうか？
まとめ
ニュースレターのテンプレートを使おうと思ったら、複数のテンプレート会社のサンプルを請求することをお勧めします。
手を加えることが多いテンプレートであったり、自社の顧客とマッチしないテンプレートであったり、デザイン的に間違っていたり、印刷の面倒を見てくれなかったりと様々ことがあります。
テンプレートを使う本来の目的は、ニュースレターを早く作成することです。
ですから、自社に合ったものかどうかを見極めてテンプレートを選ぶことが大切です。
長く使うものですから、決して、価格を優先に判断しないようにしてください。
