お礼メールを書くことは、ビジネスとしてだけではなく、人として大切なことです。何かをしてもらったにもかかわらず、そのまま放置してしまうと、相手の印象もよくありません。人間関係を円滑化もしくは深めるためにもお礼のメールを出すようにしましょう。その時の注意として、件名は、何についての事なのかが明確にわかるようにすることです。
信頼関係を築く
お礼を書くとき
どんな時にお礼のメールをすればいいのでしょうか？基本的には、何かをしてもらった時です。常に、アンテナを張っていると出すタイミングもわかるようになってきます。
気をつけておきたいのは、仕事につながるとか、何かに便宜を図ってもらうため、といった打算的な気持ちでお礼をしても効果はないということです。「してもらったこと」に対しての「感謝の意」を伝えることが大切です。
●時間を作って会ってくれた時
●依頼していた資料などを送付してもらったとき
●初めてお会いした人と名刺交換してもらったとき
●食事などに誘ってもらったとき
●お中元やお歳暮をいただいたとき
●労を取ってもらったとき
●請求後、入金してもらったとき
●わざわざ足を運んでもらったとき
●お客様からお叱りをいただいたとき
など、
「感謝の意」を伝える機会はいくらでもあります。
感謝の気持ちを伝えること
お礼メールの件名って大切
お礼メールの件名は大切です。一目見て用件がわかる件名であることが必須です。
例えば、取引先に夕食に誘われた時の件名は
「昨夜はご馳走になりありがとうございました」
「夕食をご馳走になりありがとうございました」
「昨夜の食事のお礼です」
というように、何のお礼なのかがわかる件名をつけることです。
打合せのお礼であれば、
「お打合せいただきありがとうございました」
「お打合せのお礼です」
名刺交換であれば、
「○○での名刺交換のお礼」
「○○での出会いに感謝」
「昨日、名刺交換させていただきました」
「名刺交換ありがとうございます」
というように、件名に出来事を入れると、受け取った側も「ああ、あのことね」とすぐにわかるので、メールを開いてくれるようになります。
ありがとう
件名によくある「Re」ってどういう意味？
「Re:」はReply（返事）、Response（返答）の略語というように思っておられる方が多いですが、そうではなく、由来はラテン語からきた言葉で「～について」とか「～に関して」という意味です。しかし、ReplyやResponseと勘違いされてメールでは「Re:」が返信の意味になりました。
余談ですが、「Fw:」や「Fwd：」の意味は、英語の「Forward（転送する）」の略語です。
気持ちを伝えるのは難しい
印象に残るお礼メールって？
お礼メールは、文面もさることながら、タイミングが大切です。ハガキと違い、スマフォなどから手軽に書くことができるのでタイミングを見誤らないことです。
基本的には「できるだけ早く」です。
といっても、打ち合わせの時間をいただいて、終了後すぐではありません。午前中なら夕方までに、午後以降なら翌日の午前中までに送るのがベストです。
このタイミングを逃すと、相手に印象付けることは難しくなります。
文面の基本
1、相手に対しては、社名、部署、役職、名前を入れることです。
○○株式会社
□□部 △△課長
○○○○様
２、自分を名乗ります。
お世話になっております。
株式会社□□・××です。
３、何のお礼かがわかるようにします。
昨日は、○○のための貴重な打ち合わせの
時間をいただきありがとうございました。
４、打ち合わせで決まった内容をおさらいする。
○○について、□□というご意見をいただき
ありがとうございました。
それに即した内容で、改善したいと思います。
次回、打ち合わせ時に改善案をお持ちしますので
忌憚のないご意見を伺わせてください。
５、締めのあいさつ
ご不明な点がございましたら、何なりと
お申し付けください。
このように、短い文で内容を簡潔に述べると
好印象を与えることができます。
まとめ
お礼メールの件名には、気を遣うようにしなければいけません。単に、メールを送ればいいというものではありません。
件名、メールの出すタイミングや内容まで気を配ってこそ、好印象を与えられます。
好印象を与えることができないお礼メールであれば、出さない方が良い場合もあります。
